Přečtěte si
Gastro plus 2/2007
Registrační pokladny a fiskalizace
Současné využití a přínos informačních systémů
-Povinnost evidovat hotovostní platby registrační pokladnou s fiskální pamětí nařizuje zákon č. 215/ 2005 Sb.,
-zákon nabývá účinnosti 1.1.2008,
-zákon se vztahuje na maloobchodní prodejce provádějící svou činnost na základě živnostenského oprávnění, a na hostinskou činnost prováděnou na základě živnostenského listu, opět s podmínkou hotovostních plateb,
-za platbu v hotovosti se považuje i platba platební kartou, stravenkou či šekem
-zákon se netýká velkoobchodů, poskytovatelů služeb, prodeje bez živnostenského listu (např.přebytky ze zahrádky na tržišti), prodeje na jiný typ živnostenského listu než maloobchodní prodej, prodeje prostřednictvím automatů, podomního a pochůzkového prodeje,
-registrační pokladna je každá pokladna, která pouze nesčítá položky, ale na pokladní blok je také vypisuje a lze její pomocí vytisknou uzávěrku určitého období a určité skupiny zboží,
-registrační pokladna s fiskální pamětí je výše popsané zařízení rozšířené o fiskální modul, který si pamatuje veškeré denní uzávěrky a je nenulovatelná. Její údaje slouží pro případnou kontrolu tržeb finančním úřadem,
-kromě registračních pokladen s fiskální pamětí zákon počítá i s možností pořízení fiskálních tiskáren u PC pokladen. V pohostinství se prosazují jak klasické registrační tak PC pokladny.
O odpovědi na několik častých otázek kolem zavádění registračních pokaden s fiskální pamětí, zejména se zaměřením na PC pokladny, jsme se zeptali Ladislava Malého, obchodního ředitele společnosti Agnis a Ing. Karin Matějkové, jednatelky opavské společnosti System-Commerce, která je výhradním dovozcem registračních pokladen.
Jak vidíte vývoj v oblasti registračních pokladen?
L. Malý: „Moderní informační systémy poskytují stále více možností a jsou více vnitřně provázané ale také propojené na nejnovější technologie. Klasické registrační pokladny již nejsou schopny tento požadavek plnit a již mnoho let jsou klasické pokladny v ucelených systémech nahrazovány počítačovými registračními pokladnami. Kromě interní kontroly, přehledu tržeb, zefektivnění provozu a vyhotovení solidní účtenky pro hosta možná brzy přibude další důležitá funkce počítačové pokladny, a tou je vyhovění zákonu o registračních pokladnách.“
K. Matějková: „Klasické registrační pokladny prošly v posledních letech velkým vývojem. Je pryč doba kdy byly nasazovány pouze samostatně. Lze je bez problému síťovat mezi sebou, stávají se součástí počítačových sítí, obsluhují mnoho externích periferií (aktuální sezónní novinkou je bezdrátový objednávací terminál, u kterého je přenos zajišťován kvalitním rádiovým signálem), komunikují na dálku i ON-LINE. Již v rozumné cenové hladině jejich možnosti převyšují požadavky většiny uživatelů a i jejich hardwarový vývoj výrazně pokročil. Například velký komfort obsluhy přinesly LCD displeje.“
Co je vlastně „počítačová registrační pokladna“?
L.Malý: „Jedná se o plnohodnotný osobní počítač obohacený dle potřeby o další pokladní periferie. Počítač může mít klasickou podobu se samostatnou „krabicí“ a samostatnou, dnes již většinou dotykovou plochou obrazovkou. Je to varianta úspornější na pořizovací cenu, není však úspornější co se týče místa na stole nebo na baru. Komfortnější variantou je pokladní terminál, kde počítač a dotykový monitor jsou zabudovány do jednoho celku a vlastnosti tohoto zařízení jsou upraveny speciálně pro potřeby registrační pokladny (úsporné rozměry, odolnost v provozu, stabilita monitoru při dotyku). Těmto vlastnostem odpovídá vyšší pořizovací cena. V počítači je nainstalován program, který umožňuje uživateli prodej zboží rychlejším, názornějším, jednodušším a operativnějším způsobem než klasická registrační pokladna. Základním periferním zařízením je vždy tiskárna účtenek. Dle potřeb a přání uživatele je možno počítačovou pokladnu obohatit dalšími periferními zařízeními, jako je například klávesnice, myš, pokladní zásuvka, zákaznický displej, tiskárna objednávkových bonů, čtečka čárového kódu, čtečka karet, čipů nebo otisků prstů, váha, kapesní počítače běžně nazývané „mobilní číšník“ a budoucnost přinese mnoho dalších. Jelikož pokladna je vlastně počítač, není problém tuto pokladnu zapojit do počítačové sítě. Informace mezi hlavním počítačem, provozními počítači a pokladnami tak mohou být předávány okamžitě během zlomků sekund.“
Co je vlastně „klasická registrační pokladna“?
K. Matějková: „Registrační pokladna je od své existence koncipována jako jednoúčelový hardware sloužící k prodeji. Je to kompaktní zařízení – displej pro zákazníka, displej obsluhy, klávesnice, tiskárna, číšnické klíče vše v jednom. Komponenty jsou přizpůsobeny náročnému, prašnému i mírně vlhkému prostředí. Předčí rychlostí obsluhy mnoho jiných systémů nasazovaných v gastronomii. Mnoho položek lze typovat stiskem jediného tlačítka, na víceřádkových displejích lze položky pohodlně vyhledávat. Její uvedení do provozu i restart je otázkou okamžiku. Umí obsloužit mnoho externích periferií jako jsou kuchyňské tiskárny, váhy, platební terminály, modemy, snímače čárových kódů, externí displeje, čtečky karet, podporují práci s magnetickými či čipovými kartami. V současné době velký úspěch sklízí bezdrátový objednávací terminál, u kterého je přenos zajišťován rádiovým signálem. Rádiový signál umožňuje velice spolehlivý a stabilní přenos a dobré a silné pokrytí signálem.
Stále častěji jsou klasické registrační pokladny síťovány mezi sebou i integrovány do počítačových sítí, komunikují přes strukturovanou kabeláž nebo Internet. Jejich parametrizovatelnost a variabilita, umožňuje nastavení systému dle přání zákazníka. Lze členit kuchyňské objednávky, nastavit různá přístupová práva, využít průběžných uzávěrek, komunikovat, ON-LINE nahlížet na práci s pokladnou, tržby, otevřené stoly i do detailu. Připojením aplikačních manažerských skladových softwarů lze získat dokonalý přehled o celém provozu.
Zásadní výhodou registračních pokladen je jejich systém práce s daty, uchovávání dat a bezpečnost uchovávaných dat. Registrační pokladna je autonomním zařízením a uchovává ve statických pamětech veškerá data. Pro svou práci stolní PC nebo přenosné PC (notebook), které jinak může sloužit svému majiteli mimo provozovnu, nepotřebuje. PC vstupuje do systémů až v případě požadavku provést nějaké změny na pokladně, vyčíst data, prohlédnout ON-LINE náhledy. Není závislá na žádném centrálním PC, kdy při jeho poruše nebo nestabilitě operačního systému Windows, zůstává často mimo provoz celá síť. Při poruše některé z pokladen pracují ostatní pokladny dál. Kvalitní pokladna při výpadku napětí stihne uložit veškeré informace a po obnově napětí se vrátí do stejné pozice, ve které k výpadku došlo.“
Jak se z počítačové pokladny stane fiskální registrační pokladna?
L. Malý: „Fiskalizaci tržeb zajišťuje fiskální prvek pevně navázaný na tiskárnu účtenek. Přesně specifikovaná tiskárna společně se zabudovaným fiskálním prvkem a připojeným zákaznickým displejem tvoří nedílný celek nazývaný fiskální tiskárna účtenek. Každé technické řešení fiskální tiskárny musí být schváleno a certifikováno ministerstvem financí. Z toho vyplývá, že jen určité typy pokladních tiskáren bude možno přetvořit na fiskální tiskárny. Stačí tedy tiskárnu účtenek vyměnit za fiskální tiskárnu účtenek, provést potřebné administrativní úkony a fiskalizace počítačové registrační pokladny je hotova. Pro obsluhu pokladny se tak prakticky nic nemění, přibudou pouze nutné administrativní úkony které je nutno vykonávat s provozováním jakékoliv fiskální registrační pokladny.“
Jak se z klasické registrační pokladny stane fiskální registrační pokladna?
K. Matějková: „Do registrační pokladny se vloží fiskální modul, který po aktivaci uchovává údaje stanovené zákonem. Registrační pokladny, u kterých je toto možné, jsou certifikovány Ministerstvem financí. Je to jednoduchý a levný úkon, který není u všech značek pokladen nevratný. Pokud to zákon umožní, některé pokladny budou uvedeny zpět do nefiskálního provozu.“
Jak se zachovat, když osud zákona o registračních pokladnách je nejistý?
L. Malý: „Momentálně je účinnost zákona o registračních pokladnách odsunuta na 1.1.2008. Všechny politické strany současné vládní koalice měly v předvolebním programu zanesenu snahu tento zákon úplně zrušit. Zatím však zákon zrušen nebyl a všichni musíme být na tuto možnou variantu připraveni a přitom neutrácet zbytečné peníze. V případě počítačových pokladen existuje snadné řešení. Zatím není výhodné kupovat dražší fiskální tiskárnu, ale je rozumné koupit tiskárnu, o které bezpečně víte, že umožňuje „zpětnou fiskalizaci“. Teprve v případě, že se účinnost zákona bude reálně blížit, objednáte u Vašeho poskytovatele informačního systému zpětnou fiskalizaci stávající tiskárny. Doplatíte jen cenu fiskálního prvku, zákaznického displeje a mírný poplatek za tento servisní úkon.“
K. Matějková: „Registrační pokladny jsou certifikovány Ministerstvem financí jako registrační pokladny s fiskálním modulem a některé mají certifikát na dodatečnou úpravu (fiskalizaci) pokladen bez fiskální paměti, tedy je do nich možno vložit fiskální modul později. Dnes lze pořídit certifikovanou pokladnu s fiskálním modulem i bez. Rozdíl v ceně je 1000,- Kč. Já doporučuji kupovat certifikované pokladny lépe bez fiskálního modulu, které mají certifikát pro dodatečnou úpravu (fiskalizaci).“
Jak byste shrnul výhody počítačových registračních pokladen?
L. Malý:“- Nejmodernější a nejefektnější řešení registrační pokladny.
- Vysoká variabilita, snadná přizpůsobivost na nové podmínky.
- Možnost naprogramovat speciální přání uživatele.
- Možnost rozšíření vlastností pokladny připojením vhodných pokladních periferií.
- Snadné napojení do počítačové sítě, předávání informací v reálném čase.
- Snadné a rychlé grafické ovládání pomocí přehledné dotykové obrazovky.
- Většinou stačí jen krátké zaškolení obsluhy.
- Možnost připojení k internetu a používání dalších aplikací (textový editor, reprodukce hudby…)
- Rychlá obsluha zákazníka, vyhotovení seriózní a graficky propracované účtenky.
- Možnost přidělení různě silných oprávnění pro jednotlivé pracovníky.
- Je možno najít i řešení, která cenově nebudou daleko od ceny klasické registrační pokladny.
- Možnost zpětné finančně nenáročné fiskalizace.
- Klasickou pokladnu opraví jen specializované pracoviště, kdežto opravnu počítačů naleznete již v každém menším městě.
- Po dobu opravy počítačové pokladny je možno dočasně oželet třeba počítač v kanceláři a provizorně jím nahradit výpadek počítačové pokladny.
V případě nespokojenosti se zakoupeným informačním systémem je možno jej nahradit jiným informačním systémem s tím, že počítačový hardware a periferie jsou většinou všeobecně využitelné.“
A v čem spatřujete výhody registračních pokladen?
K. Matějková:
"stabilita
jednoduchá obsluha
vysoké funkční vlastnosti, variabilita, síťovatelnost, komunikace na dálku
možnost úprav funkčních vlastností pokladen i softwarů na míru
široká paleta připojitelných zařízení a kvalitního programového zabezpečení
nízké pořizovací náklady kvalitních registračních pokladen
komunikace pokladen na pozadí (pokladna pracuje bez omezení i v době komunikace s PC)
možnost komunikace, možnost náhledů ON-LINE bez omezení práce pokladny
levná a jednoduchá fiskalizace
kvalitní a dostupný servis pokrývající hustě celou ČR zajišťovaný odborníky certifikovanými Ministerstvem financí.“
Jaké oblasti práce v ubytovacích a stravovacích službách už vlastně moderní softwarové systémy řeší?
L. Malý: „Mezi ty základní úkony v ubytovacích službách patří nepochybně podrobná evidence ubytovaných a rezervací, evidence objednávek hotelové penze, vedení knihy hostů, hlášení na cizineckou policii, výpočet daně za rekreační poplatek ( popř. lůžko/noc) odváděný obci, cenovou strategii pro jakýkoli typ ubytovacího zařízení, kdy lze ceník nastavit např. dle délky pobytu, typu hosta, sezónního období, na lůžko nebo pokoj, dítě či dospělého atd. K samozřejmostem by měly patřit výstupy pro účetnictví, manažerské sestavy a statistiky o ekonomice celého provozu. Z navazujících služeb, které moderní softwarové systémy řeší jsou telefonní tarifikace, směnárna, časování služeb, on-line rezervace, napojení na zámkové a přístupové systémy a jistě k nim v budoucnu přibude mnoho dalších.
Za oblast stravovací stojí za zmínku především možnost ovládání pokladny pomocí dotykové plochy, kdy je obsluha jednoduchá, rychlá a názorná s možností vyhovět jakémukoli přání hosta a situaci, odpis přes vazebné položky a receptury do skladů surovin, kalkulace jídel, spotřeba surovin a celá řada sestav, statistik a výstupů o ziskovosti provozu. Oblibou se stávají mobilní pokladny, kdy je personál schopen zadávat objednávky do systému od stolu, slevový systém na karty, VIP systém zákazníků nebo také propojení více provozoven s možností jejich vyhodnocení na jednom manažerském místě.“
Vyplatí se provozovateli taková investice ?
L. Malý: „Již z výše uvedeného je zřejmé, že taková investice se kupujícímu musí nepochybně vrátit. V první řadě dostane pod svoji kontrolu tok peněz a zboží na všech úsecích provozu, zde se software svému majiteli vrací v podobě peněz. Dále má k dispozici okamžitě a nepřetržitě výstupy a podklady pro účetnictví, statistiku a úřady státní správy. Zde se software vrací v podobě ušetřeného času, který by byl provozovatel nucen věnovat na pracné „dolování“ těchto údajů z ručně vedených evidencí. V neposlední řadě hraje svou roli i rostoucí konkurenční tlak v boji o zákazníka, který si vynucuje zkvalitnění veškerých služeb v oblasti ubytování a gastronomie, a to bez moderního, propracovaného a otevřeného systému bude velmi nesnadné.“ K. Matějková: „Registrační pokladny a pokladní systémy mají dnes široké možnosti a mohou být svým majitelů velmi dobrým pomocníkem, zajistí kontrolu, přehlednost a rychlost řízení provozu i personálu. Vložená investice se vrátí především v úspoře času, pohodlí a často v podobě zvýšených tržeb již v krátké době. Neznám nikoho, kdo by se po zavedení kvalitní pokladny či pokladního systému, vrátil k tužce a papíru. I provozy, kde dlouhá léta pracovali bez pokladního systému si po jeho zavedení nedovedou představit provoz bez něj ani na chvíli a všechny servisní zásahy pečlivě plánují mimo provozní dobu.“
Děkujeme za rozhovor a cenné informace.
Olga Pelcová
ilustrační foto
